Een bedrijfsfeest organiseren hoeft geen saaie taak te zijn! Met deze 10 stappen maak je van het feest een onvergetelijke ervaring voor iedereen. Dus pak je feesthoed en laten we beginnen!
Stap 1: doel en budget bepalen
Doel: Waarom zou je eigenlijk een bedrijfsfeest organiseren? Gewoon omdat het kan? Perfect! Misschien vier je een jubileum of een promotie. Wat het ook is, het doel is plezier!
- Tip: Houd een korte, spontane brainstormsessie met een paar collega’s om het doel van het bedrijfsfeest te bepalen. Dit zorgt voor meer betrokkenheid met de organisatie van het bedrijfsfeest en leuke ideeën.
Budget: Stel een budget vast zodat je weet hoeveel je kunt uitgeven aan eten, drinken en plezier. En onthoud, er zijn altijd creatieve manieren om binnen het budget te blijven.
- Tip: Voeg een buffer toe aan je budget voor onvoorziene kosten bij het organiseren van het bedrijfsfeest. Het is altijd beter om een beetje extra achter de hand te hebben.
Stap 2: datum en tijd vaststellen
Datum: Kies een datum die voor iedereen goed uitkomt. Vermijd vakanties en drukke periodes waarin ook niemand je kan helpen met organiseren. Vraag je collega’s naar hun beschikbaarheid voordat je begint je bedrijfsfeest te organiseren.
- Tip: Gebruik een tool zoals Datumprikker om de beschikbaarheid van iedereen te peilen. Dit maakt het plannen een stuk makkelijker.
Tijd: Wordt het een dag feest of een avondfeest? Beide hebben hun charme, dus organiseer wat het beste past bij je bedrijfsfeest plannen.
- Tip: Overweeg de werkdruk in je keuze. Een bedrijfsfeest dat georganiseerd is na een lange werkdag kan vermoeiend zijn, terwijl een middag feest ontspannender kan zijn.
Stap 3: Bedrijfsfeest thema en locatie kiezen
Thema: Themafeesten zijn altijd leuk wanneer je een bedrijfsfeest organiseert! Wat dacht je van een ’80s disco, tropisch eiland, fout feestje of een gemaskerd bal? Een thema maakt het feest extra speciaal.
- Tip: Kies een thema dat past bij de bedrijfscultuur en de interesses van je collega’s. Dit zorgt voor meer enthousiasme en participatie.
Locatie: Zoek een leuke locatie die past bij je thema en budget van je bedrijfsfeest. Dit kan een gezellig café, een park, een feestzimte zijn (met wat decoratieaal of zelfs de kantoorrus). Je kan natuurlijk ook bij ons van Fier terecht voor een prachtige, rustige bedrijfsfeest locatie.
- Tip: Bezoek verschillende locaties voordat je een beslissing neemt. Let op de sfeer, de voorzieningen, de prijs en de bereikbaarheid.
Stap 4: uitnodigingen verzenden
Gastenlijst: Maak een lijst van wie je wilt uitnodigen op je bedrijfsfeest. Collega’s, partners, misschien zelfs je favoriete klant?
- Tip: Houd rekening met de maximumcapaciteit van je locatie bij het opstellen van je gastenlijst.
Uitnodigingen: Stuur creatieve uitnodigingen, bij voorkeur een maand of meer van tevoren. Denk aan leuke e-cards, een evenement op sociale media of zelfs ouderwetse papieren uitnodigingen.
- Tip: Maak gebruik van een online RSVP-systeem om bij te houden wie er komt. Dit helpt je bij het plannen van de catering en zitplaatsen.
Stap 5: catering regelen
Menu: Als je een bedrijfsfeest organiseert mag heerlijk eten natuurlijk niet ontbreken. Kies een menu dat iedereen lekker vindt. Vergeet niet te vragen naar dieetwensen. Buffetten zijn vaak een hit, net als foodtrucks!
- Tip: Overweeg om een proefmaaltijd te organiseren met het cateringbedrijf. Zo weet je zeker dat het eten aan je verwachtingen voldoet.
Catering: Zoek een goed cateringbedrijf of een lokaal restaurant. Misschien biedt de locatie zelf ook wel catering aan, net als Fier, of kan iedereen zelf iets meenemen.
- Tip: Zorg voor een mix van hapjes, hoofdgerechten en desserts. Vergeet ook de drankjes niet, inclusief non-alcoholische opties.
Stap 6: Entertainment en bedrijfsfeest activiteiten
Muziek: Boek een DJ, huur een band in of stel een geweldige afspeellijst samen. Muziek maakt of kraakt de sfeer!
- Tip: Maak een afspeellijst die past bij de verschillende fasen van het feest: rustige achtergrondmuziek tijdens het eten en echte hits voor het dansen.
Activiteiten: Bij het organiseren van een bedrijfsfeest wil je zorgen voor leuke activiteiten zoals een fotobooth, karaoke machine of een quiz, boogschieten of team spellen. Dit breekt het ijs en zorgt voor hilarische momenten.
- Tip: Houd de activiteiten eenvoudig en toegankelijk voor iedereen. Niemand wil zich verplicht voelen om deel te nemen aan iets ingewikkelds bij een bedrijfsfeest.
Stap 7: Decoraties en benodigdheden
Decoraties: Kleed de locatie aan met passende decoraties. Denk aan slingers, ballonnen, lampjes en tafeldecoraties die het thema tot leven brengen.
- Tip: DIY-decoraties kunnen budgetvriendelijk en persoonlijk zijn. Betrek collega’s bij het maken van decoraties voor extra teamspirit.
Benodigdheden: Zorg dat je alles hebt wat je nodig hebt om een goed bedrijfsfeest te organiseren, zoals tafels, stoelen, serviesgoed en natuurlijk de feesthoedjes!
- Tip: Maak een checklist en controleer alles twee keer. Vergeet niet de praktische zaken zoals prullenbakken en EHBO-kits.
Stap 8: Transport en accommodatie
Transport: Voor de feestvierders zonder vervoer kan je niet alleen een leuk bedrijfsfeest organiseren maar ook iets leuks regelen zoals een partybus of een taxiservice. Zo kan iedereen veilig genieten van het bedrijfsfeest.
- Tip: Informeer vooraf bij je collega’s wie er behoefte heeft aan vervoer. Dit helpt je om de juiste aantallen te regelen.
Accommodatie: Voor degenen die van ver komen of gewoon niet naar huis willen na het feest kan je een deal maken met een nabijgelegen hotel.
- Tip: Vraag om groepskortingen bij hotels voor je gasten. Dit kan aanzienlijk schelen in de kosten.
Stap 9: Bedrijfsfeest planning en tijdschema
Tijdschema: Maak een losse planning bij het organiseren van je bedrijfsfeest zodat je een idee hebt van het verloop van de avond. Maar geen stress, laat het ook een beetje spontaan zijn!
- Tip: Houd ruimte in het schema voor onverwachte wendingen en spontane momenten. De beste feestjes zijn vaak die waar niet alles precies volgens plan verloopt.
Taken: Verdeel taken onder je collega’s zodat je niet alles zelf hoeft te doen. Samen organiseren is ook gezellig!
- Tip: Stel een klein team samen voor de organisatie van het bedrijfsfeest en geef iedereen duidelijke verantwoordelijkheden. Dit zorgt voor minder stress op de dag zelf.
Stap 10: Heerlijk nagenieten!
Feest na het feest: Deel de foto’s en verhalen na het feest. Dat houdt de goede sfeer nog even vast.
- Tip: Maak een gedeelde online map waar iedereen zijn foto’s kan uploaden. Dit zorgt voor een leuke verzameling aan foto’s en video’s om op terug te kijken.
Bedankjes: Stuur een bedankje naar iedereen die geholpen heeft met het bedrijfsfeest organiseren. Een simpel dankwoord doet wonderen.
- Tip: Een persoonlijk bedankje, zoals een handgeschreven kaart of een klein cadeautje aan het einde van het bedrijfsfeest wordt altijd gewaardeerd.
Ga je ervoor?
Ben je klaar om je eigen bedrijfsfeest te organiseren en wil je dat alles tot in de puntjes geregeld is? Ontdek waarom Spant de ideale bedrijfsfeest locatie is en hoe wij ondersteuning bieden om jouw bedrijfsfeest onvergetelijk te maken. Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek!