Blog: Organiseer een onvergetelijk personeelsfeest

Buitenkant van de loods terwijl er een feest binnen gaande is
Buitenkant van de loods terwijl er een feest binnen gaande is

10 Tips voor het organiseren van een onvergetelijk personeelsfeest

Het organiseren van een personeelsfeest biedt een geweldige kans om de teamspirit te versterken en waardering te tonen voor het harde werk van je medewerkers. Of je nu een klein bedrijf hebt of een groot bedrijf runt, een succesvol personeelsfeest organiseren vraagt om een goede planning en organisatie. Hier zijn 10 tips om ervoor te zorgen dat jouw personeelsfeest een knallend succes wordt.

 

Stap 1: Stel een budget vast

Begin met het vaststellen van een budget voor je personeelsfeest. Dit helpt je om de kosten in de hand te houden en voorkomt verrassingen achteraf. Een goed doordacht budget zorgt ervoor dat je alle benodigde elementen kunt financieren zonder dat je tegen financiële problemen aanloopt. Hier zijn enkele stappen om je te helpen bij het opstellen van een budget:

 

- Bepaal het totale budget: Kijk naar wat je bedrijf bereid is te spenderen aan het feest. Dit kan gebaseerd zijn op voorgaande jaren of een vastgesteld percentage van de jaarlijkse winsten.

Stap 1: Stel een budget vast

In De Loods een gezelschap aan het kerstdiner aan een lange tafel

Verdeel het budget over verschillende kostenposten:

 

- Plek of activiteit: Reserveer een aanzienlijk deel van je budget voor het huren van een plek of het organiseren van een activiteit. De kosten kunnen variëren afhankelijk van de grootte en de populariteit van de plek.

 

- Catering, hapjes en drankjes: Zorg voor voldoende eten en drinken voor alle gasten. Overweeg een mix van buffet, sit-down diner of foodtrucks, afhankelijk van je thema en budget.

 

- Entertainment: Dit kan variëren van een DJ of live band tot kleinere activiteiten zoals een photobooth of games.

 

- Decoratie: Vergeet niet om de plek passend te decoreren volgens het thema. Denk aan bloemen, verlichting, tafelversieringen en eventuele speciale benodigdheden.

 

- Extra’s: Houd rekening met extra kosten zoals vervoer, beveiliging, uitnodigingen, bedankjes en technische ondersteuning.

Party bordje wijst richting de loods waar ze feesten

Stap 2: Kies een thema als je een personeelsfeest gaat organiseren

Waarom?

Een thema kan een personeelsfeest organiseren makkelijker maken door je een goed idee te geven over decoraties, activiteiten en kledingvoorschriften. Het juiste thema zorgt voor samenhang en maakt het evenement memorabel voor alle gasten. Hier zijn enkele stappen om je te helpen bij het kiezen van een thema:

- Bepaal de doelgroep: Denk na over de interesses en voorkeuren van je medewerkers. Wat spreekt hen aan? Dit helpt je om een thema te kiezen dat bij iedereen in de smaak valt.

- Kies een thema: Rechts vind je een aantal populaire thema’s om uit te kiezen:

- Pas het thema toe op alle aspecten: Zorg ervoor dat het gekozen thema terugkomt in alle elementen van het feest:

Thema’s

 

- Casino-avond: Creëer een glamoureuze setting met casinotafels, speeltafels en een dresscode in stijl van Las Vegas.

 

- Jaren ’80: Denk aan felle kleuren, neonlichten, retro muziek en kleding in jaren ’80-stijl. Dit thema is leuk en brengt een nostalgische sfeer.

 

- Zomerfeest: Ideaal voor buitenfeesten. Denk aan strandballen, barbecues, cocktails en zomerse decoraties.

 

- Hollywood glamour: Rood tapijt, filmrekwisieten en chique avondkleding. Maak van je feest een avond vol glitter en glamour.

 

- Winter wonderland: Perfect voor de feestdagen, met sneeuwdecoraties, ijssculpturen en warme dranken zoals glühwein en warme chocolademelk.

 

- Masquerade bal: Een elegant thema met maskers, formele kleding en een mysterieus tintje.

Pas toe op

 

- Decoraties: Stem de decoraties af op het thema. Voor een casino-avond kunnen speeltafels en glitterballen een goede keuze zijn, terwijl voor een zomerfeest bloemen en fakkels gepast zijn.

 

- Catering: Kies eten en drinken dat past bij het thema. Voor een Hollywood glamour thema kun je bijvoorbeeld champagne en luxe hapjes serveren, terwijl een zomerfeest vraagt om barbecues en cocktails.

 

- Entertainment: Zorg dat het entertainment bij het thema past. Voor een jaren ’80 feest is een DJ met retro muziek ideaal, terwijl een casinothema vraagt om casinospellen en misschien zelfs een goochelaar.

 

- Kledingvoorschriften: Communiceer duidelijk de kledingvoorschriften naar je gasten zodat iedereen in stijl verschijnt. Dit zorgt voor extra sfeer en betrokkenheid bij het thema.

Stap 3: Locatie en entertainment voor je personeelsfeest 

Het kiezen van de juiste locatie voor je personeelsfeest en het organiseren van tof entertainment zijn de sleutels tot een knalfeest voor je bedrijf. Deze elementen maken of breken de sfeer en zorgen ervoor dat iedereen een geweldige tijd heeft. Hier zijn wat tips om de perfecte plek te kiezen en het juiste entertainment te regelen voor verschillende groepsgroottes.

 

Bepaal de plek of de activiteit voor je personeelsfeest

De plek bepaalt de vibe van je personeelsfeest. Ga je voor een gezellig personeelsfeestje op kantoor, een hippe externe plek of een chill personeelsfeestje in de buitenlucht? Houd rekening met hoe makkelijk het is om er te komen en of er genoeg parkeerplek is. Zorg ervoor dat de personeelsfeest locatie past bij je thema en het aantal gasten.

- Kantoor: Lekker vertrouwd en je bespaart kosten. Maak de ruimte extra feestelijk met leuke decoraties en een andere opstelling.

- Externe plek: Van trendy feestzalen tot sfeervolle restaurants, hier heb je vaak meer ruimte en voorzieningen.

- Buiten: Perfect voor een relaxed zomers personeelsfeestje. Denk aan voldoende schaduw en een tent voor als het weer niet meewerkt.

Kies een plek die praktisch is en zorg dat je genoeg ruimte hebt voor alle geplande activiteiten en entertainment.

 

Entertainment en activiteiten voor een personeelsfeest

Misschien ben je helemaal niet op zoek naar een plek maar juist naar een leuke activiteit of entertainment. Het juiste entertainment zorgt voor fun en teamspirit. Kies iets dat past bij de groepsgrootte en het thema van je personeelsfeest. Hier zijn wat ideeën, afgestemd op verschillende groepsgroottes:

 

Kleine Groepen (tot 20 personen)

 

  • Wijn- of bierproeverij: Geniet van verschillende wijnen of bieren onder leiding van een expert. Perfect voor een relaxte sfeer.
  • Kookworkshop: Samen kokkerellen is super leuk en leerzaam. Huur een chef in voor een toffe workshop.
  • Speurtocht door de stad: Ga op avontuur en verken de stad op een leuke manier.
  • Pubquiz of bordspelavond: Gezelligheid gegarandeerd met een quiz of bordspelletjes.
  • Escape room: Werk samen om puzzels op te lossen en te ontsnappen. Ga op zoek naar een plek waar meerdere escape rooms beschikbaar zijn zodat je tegelijk kan spelen.
  • Privé filmavond: Huur een kleine bioscoopzaal en kijk een film.
  • Kunst workshop: Schilderen of pottenbakken onder begeleiding van een kunstenaar.
  • Yoga of meditatie sessie: Samen ontspannen en tot rust komen.

Middelgrote Groepen (20-50 personen)

 

- DJ of live band: Laat iedereen losgaan op de dansvloer met de beats van een DJ of een live band.

- Interactieve games: Karaoke, een escape room of casinotafels brengen de feeststemming er goed in.

- Photobooth: Maak hilarische foto’s met gekke accessoires en leg de leuke momenten vast.

- Food and drink tastings: Proeverijen van chocolade, kaas, whisky, etc.

- Motiverende spreker of workshop: Inspirerende talks of educatieve sessies.

- Mini-golf of bowling: Leuke en competitieve activiteiten.

- Workshop cocktails maken: Leer en maak je eigen cocktails.

- Theater- of cabaretvoorstelling: Geniet van een privé optreden.

- Sportieve activiteit: Klimmen, lasergamen of paintballen. dit kan je met vrijwel elke groepsgrootte doen maar wordt minder interessant naarmate de groep groter wordt door beperkte capaciteit van dit soort plekken

Grote Groepen (50+ personen)

 

- Professionele goochelaar of vuurwerkshow: Zorg voor wow-momenten.

- Themapark bezoek: Beleef een dag vol plezier en avontuur.

- Workshops en teambuilding games: Creatieve workshops en spellen.

- Sporttoernooien: Voetbal, volleybal of andere toernooien.

- Foodtrucks of uitgebreid buffet: Variatie aan eten met meerdere foodtrucks.

- Kermis: Met attracties en spelletjes voor iedereen.

- Concert of DJ: Grootse muziekoptredens om te dansen.

- Themafeest: Verkleden en genieten van een speciaal thema.

- Outdoor avontuur: Survivaltochten, kajakken of boogschieten.

- Stand-up comedian: Lachen met een professionele komiek.

- Motiverende spreker of workshop: Inspirerende talks of educatieve sessies.

Stap 4: Plan de datum en tijd

 

Kies een datum en tijd die voor zoveel mogelijk medewerkers geschikt is. Vermijd drukke periodes zoals vakanties en kies eventueel voor een vrijdag- of zaterdagavond. Verstuur de uitnodigingen ruim van tevoren zodat iedereen de datum kan reservere

Stap 5: Catering en drankjes

 

Goed eten en drinken zijn essentieel voor het organiseren van een geslaagd personeelsfeest. Kies een cateraar die past bij het thema van het personeelsfeest en zorg voor een gevarieerd aanbod van hapjes en drankjes. Denk ook aan dieetwensen en allergieën van je medewerkers. Een open bar of een cocktailbar kan een leuke extra zijn.

Stap 6: Fotograaf of videograaf

Overweeg het inhuren van een professionele fotograaf of videograaf om je personeelsfeest onvergetelijk vast te leggen. Kies zorgvuldig op basis van hun ervaring en bekijk voorbeelden uit hun portfolio om een goede match te vinden. Bespreek vooraf welke specifieke momenten je wilt vastleggen, zoals de aankomst van gasten, interacties tussen collega’s, speeches en entertainment optredens. Zorg dat de fotograaf/videograaf op tijd op de plek is voor een rondleiding en om de beste opnameplekken te bepalen. Spreek ook de doorlooptijd af voor het bewerken en leveren van de beelden, zodat je snel kunt delen binnen je team en de herinneringen aan het feest levendig kunt houden.

Stap 6: Fotograaf of videograaf

Voorkant De Loods feestelijk verlicht voor de kerst

Stap 7: Betrek partners en gezinnen bij het personeelsfeest

Overweeg om partners en gezinnen van medewerkers uit te nodigen. Dit kan helpen om een ontspannen en gezellige sfeer te creëren. Een familiedag met activiteiten voor kinderen kan een geweldige manier zijn om het hele gezin erbij te betrekken en de waardering voor je medewerkers te tonen.

 

Stap 8: Persoonlijke bedankjes voor je personeel

Laat je medewerkers echt merken dat je hun inzet waardeert door persoonlijke bedankjes uit te delen. Dit kan variëren van handgeschreven kaartjes tot kleine geschenken. Een persoonlijk tintje laat zien dat je aandacht besteedt aan elk individu en hun bijdrage aan het bedrijf waardeert.

Stap 9: Vraag om feedback

Na het feest is het belangrijk om feedback te vragen aan je medewerkers. Dit kan je helpen om te weten wat goed werkt en wat verbeterd kan worden voor toekomstige evenementen. Een korte enquête of een informele evaluatie kan waardevolle inzichten opleveren.

 

 

 

Stap 10: Geniet en maak herinneringen

Zorg ervoor dat je als organisator ook geniet van het feest. Maak foto’s en video’s om de herinneringen vast te leggen en deel deze later met je team. Dit kan helpen om de band tussen collega’s te versterken en het gevoel van saamhorigheid te vergroten. Een goed georganiseerd personeelsfeest kan een blijvende indruk achterlaten en de motivatie en betrokkenheid van je medewerkers vergroten. Met deze tips kun je een feest organiseren dat niet alleen leuk is, maar ook echt laat zien hoe zeer je je team waardeert. Veel succes met de organisatie en geniet van het feest!

Ga je ervoor?

Ben je klaar om je eigen bedrijfsfeest te organiseren en wil je dat alles tot in de puntjes geregeld is? Ontdek waarom Spant de ideale bedrijfsfeest locatie is en hoe wij ondersteuning bieden om jouw bedrijfsfeest onvergetelijk te maken. Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek!

 


 

Bel naar 035 6916 788Stuur een e-mail
Accountmanager fier voor de trouwboog met rozen